如何做好采購管理?

做采購有一段時間,但比較亂,有沒有好一些的管理軟件

一、制定采購計劃

1、制造、采購分析
一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什

麼、采購多少以及何時采購等。

在制造、采購分析中，主要對采購可能發生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購

評標能力等進行分析比較，並決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部

分貨物和服務，或者不從外部采購而自行制造。

2、合同類型的選擇
當決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點，因為不同的合同類型決定

了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方，同時維護對項目

經濟、高效執行的獎勵；賣方的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可

分為以下5種。不同合同類型適用於不同的情形，買方可根據具體情況進行選擇。一般來說，

其適用情況如下：

成本加成本百分比（cppc）合同：由於不利於控制成本，目前很少采用。

成本加固定費用（cpff）合同：適合於研發項目。

成本加獎勵費（cpif）合同：主要用於長期的、硬件開發和試驗要求多的合同。

固定價格加獎勵費用（fpi）合同：長期的高價值合同。

固定總價（ffp）合同：買方易於控制總成本，風險最小；賣方風險最大而潛在利潤可能

最大，因而最常用。

3、采購計劃編制

根據制造、采購分析的結果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程

進行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、

制定評價標准等。

根據項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。

二、采購過程管理

1、詢價（solicitation）

詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方

資格確認（sourcequalification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、互聯網

等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投

標建議書。

2、供方選擇（sourceselection）

這個階段根據既定的評價標准選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：

合同談判：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫“議標”。

加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合

評標法”。

篩選方法：為一個或多個評價標准確定最低限度履行要求。如最低價格法。

獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後，經談判，買賣雙

方簽訂合同。

3、合同管理

合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。
1）授權承包商在適當的時間進行工作。
2）監控承包商成本、進度計劃和技術績效。
3）檢查和核實分包商產品的質量。
4）變更控制，以保證變更能得到適當的批准，並保證所有應該知情的人員獲知變更。
5）根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯系。
6）采購審計。
7）正式驗收和合同歸檔。

三、采購成本分析

本文開始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，

應該考慮項目生命周期內的最低整體采購成本。在實際采購工作中，很多招標單位通常

只關注承包方的投標報價，而忽視了招標成本、建設成本和所有權損耗成本等項目整體

采購成本。

1、招標成本
首先要考慮發出招標要約前的行為，招標方需要確定目標、調查主題、編寫需求建議書

（rfp）、考察和認同供應商、獲取內部的授權、尋求預算支持等，然後發出要約。該過

程可能需要整個合同價的2%到5%。
然後，競標者需要對招標方的招標文件制定其投標建議書，費時又費錢，每個競標者在

競標說明上都要花費合同價的約1%到6.7%的成本。如果有五個競標者，該成本將達到合

同價的5%到30%。表面上看來，這筆款項由競標者承擔；但是，從長遠看是由招標方承

擔。因為競標者總把競標成本直接加在每次競標的項目上。
評標程序開始後，招標方需做包括開標、評標、定標、談判、批准等事項。這個總成

本可能占合同價的2%到5%。如果因為某種原因必須重新招標時，這部分成本將大幅增

加。
因此，對於一般行業來說，競標的總成本可能占到合同價的10%到50%。無論招標方

處於何種行業，降低招標成本都是一種責任。

2、建設成本

建設成本是投標報價的主要依據，往往是買賣雙方關注的重點。一般包括如下幾個方面：

前期准備、正式建設費用等、與其它系統的集成、授權、交付和保險、相關手冊、對員

工和管理者的培訓等。

3、所有權損耗成本

所有權損耗成本指長期損耗成本，包括項目運營成本和處置成本。項目運營成本可能會

持續多年，並且可能是前期費用的許多倍；在設備瀕於報廢之時還需考慮其銷毀或處理的

處置成本。

綜合考慮這些成本將有助於以正確的觀點看待實際采購價，幫助買方選擇最好的方案。

采購安全和保密

采購過程中的“黃金規則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中洩密，不

要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人

越少越不會有漏洞。

妥善安置相關文件和計算機內的材料，不用時（包括周末和晚上）要將其鎖好，不要

將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，

以免別有用心者發現它們。